۷ راهکار طلایی برای رفتار حرفه‌ای با همکاران و افزایش موفقیت در محل کار!

۱. شناخت مخاطبین خود

برای برقراری ارتباط مؤثر، ابتدا باید همکاران خود را خوب بشناسید. این شناخت شامل فهم نیازها، علایق و سبک ارتباطی آنها است. پیش از ارسال پیام یا ارائه گزارش، به این پرسش‌ها پاسخ دهید:

• با چه کسی ارتباط برقرار می‌کنید؟
• هدف شما از پیام چیست؟
• آنها چه اطلاعاتی نیاز دارند؟
• چه اقداماتی باید انجام دهند؟
• بهترین روش برای انتقال پیام چیست؟
• مخاطب چگونه پیام را دریافت و تفسیر می‌کند؟

به عنوان مثال، نحوه ارائه اطلاعات به تیم با نحوه ارتباط با مدیر پروژه متفاوت است و باید متناسب با مخاطب تنظیم شود.

۲. درک وضعیت و شفاف‌سازی

قبل از شروع هر ارتباط، زمان بگذارید تا وضعیت را درک و روشن کنید و همدلی داشته باشید. نکات کلیدی شامل:

کنجکاوی و پرسشگری

سوالات باز بپرسید تا اطلاعات دقیق و کامل دریافت کنید. پرسش‌هایی با «چی» و «چطور» می‌توانند دید وسیع‌تری ارائه دهند.

یادگیری با فروتنی

مانند کودکان با ذهنی باز و بدون پیش‌فرض، به درک دیدگاه دیگران بپردازید.

بررسی فرضیات

پیش‌فرض‌ها و تجربیات قبلی خود را بازبینی کنید و مطمئن شوید که بر اساس واقعیت‌ها عمل می‌کنید.

ایجاد فضای فراگیر

اطمینان حاصل کنید که تمام اعضای تیم فرصت مشارکت و ارائه ایده‌ها را دارند.

۳. گوش دادن فعال در چند سطح

گوش دادن فعال باعث درک بهتر پیام و جلوگیری از سوءتفاهم می‌شود. مراحل آن شامل:

• تفسیر: پیام را به زبان خود بازگو کنید.
• کاوش: سوالات بیشتری برای درک کامل مطرح کنید.
• روشن کردن: در صورت نیاز، سوالات تکمیلی بپرسید.

همچنین همدلی، درک ادراک دیگران و توجه به زبان بدن از نکات مهم گوش دادن موثر هستند.

۴. دریافت بازخورد

پذیرش بازخورد و انتقاد به رشد حرفه‌ای شما کمک می‌کند. نکات کلیدی:

• واکنش‌ها را مدیریت کنید و جدا از پیام، پیام‌دهنده را بررسی کنید.
• بازخوردها را به بخش‌های کوچک تقسیم کرده و تحلیل کنید.
• به جای دفاع کردن، شنونده فعال باشید و یاد بگیرید.

۵. ارائه بازخورد هدفمند و قابل مشاهده

بازخورد مؤثر باید مشخص، شفاف و قابل مشاهده باشد. مدل SBI (وضعیت-رفتار-تاثیر) کمک می‌کند:

• وضعیت: توصیف زمینه و زمان اتفاق.
• رفتار: بیان دقیق رفتار قابل مشاهده.
• تاثیر: شرح تاثیر رفتار بر تیم یا پروژه.

مثال:

در جلسه تیم دیروز (وضعیت)، وقتی شما اسلایدهای فروش را ارائه کردید، محاسبات اشتباه بود (رفتار). این باعث شد احساس سردرگمی کنم و نگران تأثیر آن بر اعتبار تیم شوم (تاثیر).

۶. پیگیری و ایجاد مسئولیت

ارتباط موثر، یک فرآیند مستمر است. اقدامات کلیدی:

• پیشرفت تیم و همکاران را ارزیابی کنید.
• فرصت‌ها و نیاز به اصلاحات را شناسایی کنید.
• اطمینان حاصل کنید پیام به درستی دریافت شده است.

۷. استفاده از ۷ C ارتباط

برای هر پیام در محیط کار، ۷ C را رعایت کنید:

• واضح: هدف پیام روشن باشد.
• مختصر: پیام کوتاه و مرتبط باشد.
• واقعی: حقایق و داده‌ها صحیح باشند.
• صحیح: پیام عاری از خطا باشد.
• منسجم: جریان منطقی و هماهنگ داشته باشد.
• کامل: تمام اطلاعات لازم ارائه شده باشد.
• مودبانه: لحن پیام حرفه‌ای و محترمانه باشد.

نتیجه‌گیری

با رعایت این ۷ راهکار، می‌توانید محیط کاری مثبت، مولد و حرفه‌ای ایجاد کنید. رفتار حرفه‌ای، گوش دادن فعال، بازخورد موثر و ارتباط شفاف، کلید موفقیت شما در هر سازمانی است.